K

Tiefes Wissen
für höchste
Ansprüche.

Kohlhammer | Deutscher Gemeindeverlag | Service Formulare
Home Portfolio Formulare Formularsoftware KoFoS (Kohlhammer Formular Server)

KoFoS (Kohlhammer Formular Server)

Ein Formularmanagement System, das Ihnen alle Möglichkeiten eines modernen und integrierten eGovernment auf Basis elektronischer Formulare und elektronischer Signaturen bietet.


KOFOS – KURZ VORGESTELLT

Sie sind auf der Suche nach einer Serverplattform für ein Formularmanagement, das leistungsfähig und flexibel ist und insbesondere die folgenden Anforderungen erfüllt:

  •     Mandantenfähigkeit
  •     Ergonomie bei der Datenerfassung
  •     Elektronische Signatur
  •     Datenübernahme in Fachverfahren

Der mandantenfähige Formularserver KoFoS ist eine Lösung für den Einsatz in Ihrem Hause. Der Server ermöglicht Institutionen im öffentlichen Bereich, eine Dienstleistungsplattform für Kommunen einzurichten, auf der Bürger und Unternehmen formularbasierte Kommunikationsvorgänge über das Internet abwickeln können.


Sie sind auf der Suche nach einer Serverplattform für ein Formularmanagement, das leistungsfähig und flexibel ist und insbesonders die folgenden Anforderungen erfüllt:

  • Mandantenfähigkeit 
  • Ergonomie bei der Datenerfassung 
  • Elektronische Signatur 
  • Datenübernahme in Fachverfahren

Der mandantenfähige Formularserver KoFoS ist eine Lösung für den Einsatz in Ihrem Hause. Der Server ermöglicht Institutionen im öffentlichen Bereich, eine Dienstleistungsplattform für Kommunen einzurichten, auf der Bürger und Unternehmen formularbasierte Kommunikationsvorgänge über das Internet abwickeln können.

Kommunikation zwischen Bürger und Öffentlicher Verwaltung 
Ein Großteil der Kommunikation zwischen Bürger und Öffentlicher Verwaltung findet auf Basis von Formularen statt. Formulare liefern sämtliche für den jeweiligen Verwaltungsprozess notwendigen Informationen und geben der Kommunikation Struktur.

Papierformulare haben jedoch zwei wesentliche Nachteile: zum einen können die darin erfassten Daten nicht rechtsverbindlich elektronisch übermittelt werden, zum anderen stehen diese Formulardaten für die automatische, medienbruchfreie elektronische Weiterverarbeitung in Back-end-Anwendungen (Fachverfahren) nicht direkt zur Verfügung.

Ihre Aufgabe
Sie sind eine Datenzentrale oder kommunales Rechenzentrum und planen als Portalbetreiber seinen Kunden - den Kommunen - Kommunikationsmöglichkeiten der Bürger mit den Ämtern über Internetformulare anzubieten. 
Oder Sie sind eine größere Kommune, die selbst als Portalbetreiber den Bürgern die Möglichkeiten eröffnen möchte, formularbasierende Verwaltungsvorgänge übers Web abzuwickeln.

Unsere Lösung
Die Lösung für Ihr Formularmanagement ist KoFoS, ein Formularmanagement System, das Ihnen alle Möglichkeiten eines modernen und integrierten eGovernment auf Basis elektronischer Formulare und elektronischer Signaturen bietet. 


Neben den funktionalen Komponenten beinhaltet die Serverlizenz aber auch ein definiertes Paket von Formularen im PDF-Format und entsprechenden intelligenten Ausfüllassistenten. Das Paket ist auf die Wünsche des Kunden zugeschnitten und erlaubt die Publikation und damit die Nutzung von Inhalten (Content) eines kompetenten, professionellen Partners.

Die Systemarchitektur besteht aus zwei Hauptkomponenten: Einem relationalen Datenbanksystem und einem Applikationsserver, der die Java Enterprise Architektur (J2EE) unterstützt. 
Überzeugen Sie sich vom Leistungsumfang von KoFoS!



Mandantenfähigkeit fordert von einem Formularmanagement die Möglichkeit, kunden- d.h. mandantenspezifische Anforderungen, insbesondere Corporate Identity-Anforderungen des Kunden, schnell und leicht umzusetzen und zu verwalten.

Da ein modernes Formularmanagement Ausfüllassistenten benutzt und PDF-Formulare automatisch generiert (vgl. Ergonomie und PDF-Generierung) bedeutet Mandantenfähigkeit: Assistenten müssen technisch und optisch in die bestehende Web-Anwendung des Mandanten (Kommune) integriert werden können.

  • Einzelne Bereiche der Assistenten müssen dynamisch mit Informationen des Mandanten gefüllt werden können.
  • Bei der PDF-Generierung müssen mandantenspezifische Informationen als Vorbelegungen mit ins PDF hinzugefügt werden können.
  • Mandantendaten müssen verwaltet werden können, d.h. es muss eine Serverkomponente zur Mandantenverwaltung vorhanden sein - vorzugsweise eine relationale Datenbankapplikation mit browserbasierten Administrationsoberfläche. Zu den Daten für einen bestimmten Mandanten gehören auch Informationen zur Freischaltung bzw. Nutzungsberechtigung bestimmter Formularvorgänge.
  • Eine Kommune muss Formularvorgänge aus einem Gesamtpool für definierte Zeiträume buchen können.


Ergonomie bei der Datenerfassung

Beim Bearbeiten eines Web-Verwaltungsvorgangs am Bildschirm soll der Bürger in einer klar strukturierten Form durch den Verwaltungsvorgang geführt werden (guided tour). Er soll nur die Felder zur Dateneingabe angezeigt bekommen, die er für seinen speziellen Fall auch wirklich benötigt.

Die Benutzereingaben sollen auf ihre Richtigkeit überprüft werden können. Dabei soll die syntaktische Überprüfung (Validierung) einzelner Feldwerte z.B Pflichtfeld, korrektes Format möglich sein, zusätzlich soll aber auch die semantische Überprüfung von Gültigkeit und Konsistenz der Eingabedaten insgesamt (Plausibilisierung) gewährleistet sein.

Als weitere Ergonomieanforderung soll die Bearbeitung des Web-Verwaltungsvorgangs mit ausführlichen Hilfestellungen (Hilfe- Erläuterungstexte) ergänzt durch umfangreiche Ausfüllbeispiele unterstützt werden.



Die Elektronische Unterschrift dient zur Sicherstellung der Integrität und Authentizität von eingegebenen Daten. Wird sie mit Hilfe von Komponenten geleistet, die nach dem deutschen Signaturgesetz bestätigt (zertifiziert) sind, gewährleistet sie auch die Rechtssicherheit, was insbesondere im öffentlichen Bereich von großer Bedeutung ist. Durch die Anpassung des Deutschen Signaturgesetzes wurden die rechtlichen Voraussetzungen für den Einsatz der elektronischen Signatur geschaffen.

Zur Zeit hat sich die Elektronische Signatur, die dem Deutschen Signaturgesetz entspricht, noch nicht flächendeckend durchgesetzt. Die Gründe dafür sind jedoch nicht technischer Natur, sie sind vielmehr in den organisatorischen Barrieren begründet, die eine Anbindung an die Public-Key-Infrastruktur erfordert. Es steht zu erwarten, dass diese Hürden mittelfristig verschwinden und die Elektronische Signatur zum Durchbruch gelangt. Ihr Formularmanagement sollte bereits jetzt die technischen Voraussetzungen zu seiner Impelementierung erfüllen.

Um die Elektronische Signatur zu implementieren, muss ein Formularserver über zertifizierte Softwarekomponenten verfügen. Solche Komponenten sind bereits am Markt verfügbar. Von Ihrem Formularmanagement werden Sie also fordern, dass diese Signaturkomponenten entweder bereits Bestandteil des Formularservers sind, oder aber leicht in den bestehenden Formularserver implementiert werden können.



Datenübernahme in Fachverfahren

Das Optimum der Möglichkeiten eines modernen Formularmanagements entfaltet sich erst dann, wenn die Daten des Bürgers automatisch und medienbruchfrei - d.h. ohne das elektronische Medium zu verlassen - in das Fachverfahren (Back-End-Anwendung), für das die Daten bestimmt sind, einfließen.

Um einen medienbruchfreien Datenfluss in die Back-End Anwendung zu realisieren, muss der Formularserver, der die Daten liefert, Schnittstellen für die Back-End Integration bereitstellen.

Hierbei spielt auch das Format der gelieferten Daten eine wichtige Rolle. Da sich XML als universelles Datenaustauschformat zwischen verschiedenen Systemen immer mehr durchsetzt, wird man von einem zukunftsweisenden Formularmanagement fordern, die Daten eines Verwaltungsvorgangs im Web im XML-Format zu verwalten. Liegen die Daten auf dem Formularserver im XML-Format vor, kann die softwaretechnische Integration in die Back-End Anwendung (Schnittstellenprogrammierung) leicht realisiert werden.



KoFoS besteht aus den folgenden Komponenten

  • Verwaltung von Mandanten
  • Verwaltung von Serverinhalt (Content)
  • Formularbereitstellung und Formularausfüllung
  • Laufzeitumgebung für Ausfüllassistenten
  • Werkzeuge zur Erstellung von Ausfüllassistenten
  • Konnektoren zur Anbindung an Fachverfahren
  • Schnittstellen zur Implementierung der qualifizierten (d.h. gesetzeskonformen) Elektronischen Signatur 

Das Zusammenspiel der einzelnen Komponenten von KoFoS wird deutlich, wenn man den Weg der Daten von der Erfassung bis zur Integration ins Fachverfahren verfolgt:

KoFoS verwendet ganz entschieden intelligente Ausfüllassistenten bei der Datenerfassung. Der Bürger wird dabei in einer linearen Abfolge von Dialogseiten durch den Verwaltungsvorgang geführt (guided tour). Bei diesem Prozess kann er vor- und zurückblättern oder an den Anfang des Vorgangs zurückkehren.

Nach der Dateneingabe erzeugt KoFoS einen Datensatz der eingegebenen Daten im XML-Format. Zusätzlich erzeugt KoFoS aber auch automatisch ein PDF, das die eingegebenen Daten und bereits gespeicherte Daten der Kommune (Mandantendaten) enthält. Bei diesem Vorgang bedient sich der Server eines bereitliegenden PDFs (leeres Formular) , das auf dem Server publiziert sein muss, und fügt die zuvor im Ausfüllassistenten erfassten Daten zusammen mit Mandantendaten, die auf dem Server gespeichert sind, zu einer neuen Einheit - einem ausgefüllten Formular - zusammen. Dieses PDF kann nicht mehr verändert werden und stellt damit die Basis für den (optional möglichen) Signaturakt dar.
    
Der Bürger kann das ausgefüllte Formular zur Archivierung auf Festplatte speichern, ausdrucken oder zusammen mit dem XML-Datensatz an die Kommune senden. Optional kann er den XML-Datensatz zusammen mit dem ausgefüllten Formular vor dem Versenden elektronisch signieren.

Der Empfänger kann den XML-Datensatz  dazu verwenden, eine automatische Integration der Daten in das entsprechende Fachverfahren zu bewerkstelligen. KoFoS unterstützt die dazu notwendige Schnittstellenprogrammierung auf seiten der Back-End Anwendung durch ein geeignetes Konnektorenkonzept.



Die Systemarchitektur von KoFoS besteht in der Regel aus zwei Komponenten: einem relationalen Datenbanksystem und einem Applikationsserver, der die Java Enterprise Architektur (J2EE) unterstützt.

Im Datenbanksystem werden unterschiedliche Informationen abgelegt, u.a. die Dokumente bzw. Formulare; weiterhin Daten, mit denen sie vorausgefüllt werden sollen, sowie die dazugehörigen Verwaltungsdaten (z.B. Berechtigungslisten). Der Applikationsserver dient als Basiskomponente für die Objektverwaltung innerhalb der Datenbank und stellt die Zugriffsschnittstellen für andere Applikationen bereit. Aus Sicherheits- und Performance-Gründen werden diese zwei Komponenten in der Regel auf zwei unterschiedlichen Maschinen installiert, können aber auch auf einer Maschine laufen.

Im Datenbanksystem werden die Formulare abgelegt und über die in der Datenbank integrierten Sicherheitsmechanismen vor einem unberechtigten Zugriff geschützt. Auch wird in der Datenbank die Verwaltungsinformation zu jedem Objekt abgelegt. Dies sind z.B. neben allgemeinen Informationen wie Dateiname oder Erstellungsdatum auch Daten, die beim Abruf eines Formulars automatisch in dieses Formular übernommen werden. So ist es z.B. möglich, bestimmte Teile eines Formulars in Abhängigkeit von Parametern, die beim Abruf spezifiziert werden, durch diese Werte vorauszufüllen. Zusätzlich zu den Sicherheitsmechanismen, die durch das Datenbanksystem zur Verfügung gestellt werden, ist in der Datenbank eine Berechtigungstabelle hinterlegt, die durch den KoFoS-Server ausgewertet wird. Durch sie wird zum einen gesteuert, ob ein Abruf eines Formulars berechtigt ist und ob eine Vorausfüllung mit den hinterlegten Daten erfolgen soll.

Der Applikationsserver stellt eine Java-Laufzeitumgebung zur Verfügung, auf deren Grundlage KoFoS implementiert wurde. Somit stellt er die Benutzerschnittstellen zur Verwaltung der Dokumente sowie der Konfigurations- und Betriebsdaten zur Verfügung und er bedient die Schnittstellen, mit denen Anwendungen mit KoFoS kommunizieren. Diese Schnittstellen beruhen auf dem XML bzw. HTML Standard. Die eigentliche Funktionalität von KoFoS wird mit Hilfe von Servlets und JSP-Seiten realisiert, die über die zur Realisierung der Funktionalität eingesetzten Enterprise JavaBeans, die Benutzerschnittstelle bzw. die Applikationsschnittstellen angesprochen werden.

KoFoS basiert auf einem virtuellen File-System, mit dessen Hilfe ein klassisches Dateisystem in einer Datenbank abgebildet wird. Dieses virtuelle Dateisystem speichert die PDF-Dateien, welche die Formulare beinhalten, sowie Konfigurations- und Kundendaten. Das Besondere an dieser Ablagestruktur ist, dass der Anwender die Daten auf eine ihm bereits bekannte Weise verwalten kann und keine neue Benutzerschnittstelle erlernt werden muss.

Ferner werden durch KoFoS Ausfüllassistenten unterstützt, die mit Hilfe eines implementierten Werkzeugs erstellt werden können. Diese Dialoge folgen der Assistenten-Metapher, die bereits von vielen Installations-Prozeduren genutzt wird. Realisiert werden sie mit Hilfe einer JSP-Tag-Library mit HTML- und JSP-Elementen.



KoFoS - Kohlhammer Formular Server - bietet Ihnen folgenden Leistungsumfang:

Elektronischer Ausfüllassistent

  • Größtmögliche Ergonomie beim Ausfüllen durch intelligente bildschirmgerechte Dialoge (Ausfüllassistenten)  
  • Klare Benutzerführung durch den Verwaltungsvorgang (guided tour)
  • Ablaufsteuerung und Auswertung der Dialogseiten durch eine Runtime-Umgebung auf dem Server, dadurch keine Abhängikeiten von aktiven Elementen (Java-Applets, Java-Script-Funktionen, Browser-Plugins) auf der Client-Seite (Webbrowser des Bürgers)   
  • Barrierefreiheit (Behindertengleichstellungsgesetz) leicht umsetzbar, weil nur HTML-Gesichtspunkte in den Assistenten-Dialogen zu realisieren sind
  • Optimale Möglichkeiten zur syntaktischen (Validierung) und semantischen (Plausibilisierung) Gültikeitsprüfung der Eingabedaten
  • hervorragende Möglichkeiten zur Unterstützung der Datenerfassung durch Hilfe-, Erläuterungstexte und Ausfüllbeispiele
  • Werkzeug zur Erstellung von Assistenten-Dialogen Bestandteil von KoFoS, Inhalt auf dem Server kann damit grundsätzlich selbst erstellt und publiziert werden
     

XML-Datenschnittstelle

  • dynamische Erzeugung von XML-Datensätzen aus den Eingabedaten
  • dadurch optimale Schnitstelle zur Integration (Interface-Programmierung) der Daten in das Fachverfahren
     

automatische Formularausfüllung

  • dynamische Erzeugung von PDF-Formaten aus Bürger- und Mandantendaten (Generierung eines ausgefüllten Formulars)
  • erzeugtes PDF ist nicht abänderbar (read only)
  • erzeugtes PDF ist Grundlage für Archivierung und Signaturakt
     

Mandantenfähigkeit

  • Server erzeugt PDFs (ausgefülltes Formular) mit Mandantenspezifischen Vorbelegungen
  • Freischaltung und Einrichtung einzelner Formulare/Assistenten für bestimmte Mandanten
  • Zeitlich begrenzte Freischaltung von Formularen
  • Assistenten können technisch und optisch in die bestehende Web-Anwendung der verschiedenen Mandanten integriert werden
  • Mandanten können bei Bedarf einzelne Bereiche der Assistenten dynamisch mit Informationen füllen (Info-Feld über Web-Seite)
     

browserbasierte Benutzeroberfläche

  • Alle Verwaltungsaktivitäten (Pflege von Mandanten, publizieren und freischalten von Formularen bzw. Assistenten) auf dem Server durch browserbasierte Benutzerschnittstelle
     

professionelle Server Inhalte (Content)

  • Nutzung eines definierten (mit KoFoS ausgelieferten) Pakets von Formularen im PDF-Format und zugehörigen Ausfüllassistenten
  • nicht im Paket enthaltener Content (z.B. kundenspezifische Formularvorgänge) kann bei der Deutscher Gemeindeverlag GmbH als Dienstleistung beauftragt werden.   
  • Sicherstellung von Qualtät und Aktualität des veröffentlichten Server-Contents - speziell bei amtlich vorgeschriebenen Formularvorgängen - durch einen professionellen Partner
  • Profitieren von Kompetenz, Synergie und Resourcen eines Formularverlags mit jahrzehntelanger Erfahrung (Mehr als 10.000 verfügbare Formulare im Bestand, ständige Aktualisierung der Formulare durch erfahrenes Entwicklerteam und eigene Rechtsabteilung)
  • Assistenten werden gemeinsam mit den Formularen entwickelt, optimale Abstimmung und Synergie  
  • Spezielle, verwaltungsinterne Formulare/Ausfüllassistenten können bei der Deutscher Gemeindeverlag GmbH beauftragt werden.
     

Elektronische Signatur

  • Implementationsmöglichkeit von Signaturkomponenten durch vorbereitete Schnittstellen
     

Formularserver

  • Kann auf kostenlosen Open Source Plattformen betrieben werden (z.B. JBoss/MySQL)
  • Individualisierung der Formulare durch Vorausfüllen von Formularfeldern (Stamp)
  • Sperren einzelner Felder für den Anwender
  • Formulare werden innnerhalb der J2EE-Infrastruktur in einer relationalen Datenbank abgelegt. Dabei werden sowohl Open Source Datenbanken (z.B. MySQL) als auch kommerzielle Datenbanken (z.B. ORACLE) unterstützt
  • Ein virtuelles Dateisystem ermöglicht die Pflege der Formulare und Kundendaten über eine browserbasierte Oberfläche
     

Konnektoren (Schnittstelle für die Back-end Integration)

  • Die gewonnenen Formulardaten liegen als XML-Datensatz und PDF-Datei vor, ggf. mit Signaturkomponenten
  • Übermittlung der Daten als BIZ-Talk Message (S-MIME verschlüsselt) oder als PGP-verschlüsselte E-Mail. Perspektivisch als OSCI